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Démarrer un projet, du papier à la mise en oeuvre d'activités

Lundi, 04 Mai 2015

Démarrer un projet, du papier à la mise en oeuvre d'activités

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

De la conception de projet à la mise en œuvre d’activités, tout un programme! Benjamin est responsable du programme « Eau, assainissement et hygiène » à Saint-Louis du Nord et l’Île de la Tortue en Haïti, débuté en 2014. Ingénieur agronome avec une spécialité en gestion de l’eau, il a choisi de travailler en ONG pour se rapprocher des bénéficiaires. Il revient avec nous sur les conditions de réussite du démarrage d’un programme.

Quelles sont les étapes clés du démarrage d’un projet ?

Lors d’une première prise de contact, on cherche déjà à se faire connaitre des partenaires locaux (associations, élus, médecins…). Ensuite, il faut recruter son équipe. J’ai recruté un ingénieur en génie civil car il y a beaucoup de construction d’ouvrages sur le projet. Son profil est volontairement complémentaire au mien, et il doit pouvoir assurer le suivi de projet en mon absence. J’ai ensuite recruté deux animateurs, originaires des deux communes. Ce sont les interlocuteurs privilégiés entre les communautés, l’ingénieur et moi. Ils sont bien connus dans la zone ; ils préparent et animent les réunions communautaires, et sont à l’aise avec le terrain. Entre l’animation et l’enquête sur les besoins, ils assurent un vrai travail d’équipe! Enfin, notre chauffeur logisticien occupe un rôle important pour la recherche de fournisseurs et l’approvisionnement en matériaux. Une fois l’équipe recrutée, on a cherché des locaux qui puissent servir de relais ou d’hébergement de passage, car on ne peut pas toujours rentrer chez soi lorsque l’on part sur le terrain dans des zones isolées.

Comment faire pour planifier les activités d’un projet, et le rendre réalisable ?

Sur le projet, il y a plusieurs grands résultats à atteindre, mais on ne peut pas tout faire en même temps. Certains sont prioritaires par rapport à d’autres. Les bailleurs (ceux qui financent le projet) peuvent aussi avoir des demandes spécifiques. Ensuite, ID teste la motivation des communautés, dont la planification va beaucoup dépendre. Par exemple, nous devions réhabiliter un réseau d’eau sur l’Île de la Tortue. On a modifié notre stratégie car nous avons rencontré un partenaire  local, grâce à qui nous avons pu démarrer les activités plus tôt. La planification d’activités dépend donc des rencontres faites sur le terrain. Enfin, dans la construction, il faut aussi prendre en compte les retards liés aux travaux, aux fournisseurs, et les anticiper dans la planification.

Pour toi, qu’est ce qui différencie un projet sur le papier de sa mise en œuvre sur le terrain ?

Sur le papier, par exemple, les cartes de nos zones d’intervention sont plates. Sur le terrain, on marche, on monte, on descend, on n’a pas toujours d’endroit pour se laver… Il ne faut pas négliger la réalité du terrain! On peut sous-estimer les contraintes logistiques, importantes dans la mise œuvre surtout quand ce sont des activités techniques. Sur le terrain, on se rend compte que certains objectifs sont irréalisables si on n’ajuste pas les activités. Par exemple, nous souhaitons faire gérer les points d’eau par des comités d’usagers. Mais ces zones sont reculées et il n y a pas de moyen de contrôle. On doit réfléchir à un système de gestion réaliste. Ce qui a été prévu dans le projet ne sera pas réalisable mais on cherche des alternatives.

Comment se passe la relation avec les bénéficiaires?

ID est une organisation reconnue par les bénéficiaires, car on travaille sur la zone depuis longtemps et sur différents projets. Cela facilité la relation. Mais le contact passe aussi par l’animateur : il doit être pédagogue, expliquer le projet, faire comprendre les délais pour la construction. La relation dépend aussi de notre comportement. Il faut être accessible et respectueux, avoir un langage compréhensible, savoir s’adapter aux populations, avec toutes les nuances que peut comporter le créole, la langue locale. Pour gagner leur confiance, il faut s’investir et passer du temps sur le terrain. Nous devons montrer que c’est un choix par rapport à notre vie personnelle, et que l’argent du projet n’est pas utilisé à des fins personnelles. Il faut parler avec eux, être au plus proche, montrer une image positive, être optimiste, et les rassurer.

Quelles sont les qualités pour être un bon Responsable de Programme ?

Un « bon » Responsable de Programme doit pouvoir s’adapter facilement et être un minimum expérimenté. Il faut aussi être capable de gérer son équipe et d’assurer une cohésion, ainsi qu’une ambiance de travail agréable et productive. Savoir déléguer les choses est très important, surtout lorsqu’on débute un programme. L’équipe peut se sentir frustrée au début car il faut du temps pour mettre en place les activités. Il faut être patient, car la motivation vient avec le temps et les activités.

Comment pérenniser les activités, au-delà de la durée du projet ?

Dans l’identification des bénéficiaires et des ouvrages à réaliser, il est important de rester réaliste. C’est un gage pour pérenniser le projet car on sera au plus près des besoins. Il faut réaliser des ouvrages simples et facilement réparables, et dont l’entretien ne doit pas nécessiter des coûts astronomiques. La sensibilisation des populations, la formation des acteurs qui seront en charge de la gestion communautaire des ouvrages sont des éléments importants pour la pérennité des activités.

 

 

Financements : Agence de l'Eau Seine Normandie (AESN), Syndicat des Eaux d'Ile-de-France (SEDIF)

De la conception de projet et la mise en œuvre d’activités, tout un programme ! Benjamin est responsable du programme « Eau, assainissement et hygiène » à Saint-Louis du Nord et l’Île de la Tortue en Haïti, débuté en 2014. Ingénieur agronome avec une spécialité en gestion de l’eau, il a choisi de travailler en ONG pour se rapprocher des bénéficiaires. Il revient avec nous sur les conditions de réussite du démarrage d’un programme.

Quelles sont les étapes clés du démarrage d’un projet ?

Il faut commencer par identifier les acteurs avec qui on va travailler. Lors d’une première prise de contact, on cherche déjà à se faire connaitre avec les partenaires locaux (associations, élus, médecins…). Ensuite, il faut recruter son équipe. J’ai recruté un ingénieur en génie civil car il y a beaucoup de construction d’ouvrages sur le projet. Son profil est volontairement complémentaire au mien, et il doit pouvoir assurer le suivi de projet en mon absence. J’ai ensuite recruté deux animateurs, originaires des deux communes. Ce sont les interlocuteurs privilégiés entre les communautés, l’ingénieur et moi. Ils sont polyvalents et sont bien connus dans la zone ; ils préparent et animent les réunions communautaires, rédigent des comptes-rendus de réunion, et sont à l’aise avec le terrain. Entre l’animation et l’enquête sur les besoins, ils assurent un vrai travail d’équipe! Enfin, notre chauffeur logisticien occupe un rôle important pour la recherche de fournisseurs et l’approvisionnement en matériaux. Une fois l’équipe recrutée, on a cherché des locaux qui puissent servir de relais ou d’hébergement de passage, car on ne peut pas toujours rentrer chez soi lorsque l’on part sur le terrain dans des zones isolées.

Comment faire pour planifier les activités d’un projet, et le rendre réalisable ?

Sur le projet, il y a plusieurs grands résultats à atteindre, mais on ne peut pas tout faire en même temps. Certains sont prioritaires par rapport à d’autres. Il y a également une contrainte liée aux demandes des bailleurs (ceux qui financent le projet). Ensuite, ID teste la motivation des communautés, dont la planification va beaucoup dépendre. Par exemple, nous devions réhabiliter un réseau d’eau sur l’Île de la Tortue. On a modifié notre stratégie car nous avons rencontré un partenaire  local, grâce à qui nous avons pu démarrer les activités plus tôt. La planification d’activités dépend donc des rencontres faites sur le terrain. Enfin, dans la construction, il faut aussi prendre en compte les retards liés aux travaux, aux fournisseurs, et les anticiper dans la planification.

Pour toi, qu’est ce qui différencie un projet sur le papier de sa mise en œuvre sur le terrain ?

Sur le papier, par exemple, les cartes de nos zones d’intervention sont plates. Sur le terrain, on marche, on monte, on descend, on n’a pas toujours d’endroit pour se laver… Il ne faut pas négliger la réalité du terrain! On peut sous estimer les contraintes logistiques, importantes dans la mise œuvre surtout quand activités techniques. Sur le terrain, on se rend compte que certains objectifs sont irréalisables si on n’ajuste pas les activités. Par exemple, nous souhaitons faire gérer les points d’eau par des comités d’usagers. Mais ces zones sont reculées et il n y a pas de moyen de contrôle. On doit réfléchir à un système de gestion réaliste. Ce qui a été prévu dans le projet ne sera pas réalisable mais on cherche des alternatives.

Comment se passe la relation avec les bénéficiaires?

ID est une organisation reconnue par les bénéficiaires, car on travaille sur la zone depuis longtemps et sur différents projets. Cela facilité la relation. Mais le contact passe aussi par l’animateur : il doit être pédagogue, expliquer le projet, faire comprendre les délais pour la construction. La relation dépend aussi de notre comportement. Il faut être accessible et respectueux, avoir un langage compréhensible, savoir s’adapter aux populations, avec toutes les nuances que peut comporter le créole, la langue locale. Pour gagner leur confiance, il faut s’investir et passer du temps sur le terrain. Nous devons montrer que c’est un choix par rapport à notre vie personnelle, et que l’argent du projet n’est pas utilisé à des fins personnelles. Il faut parler avec eux, être au plus proche, montrer une image positive, être optimiste, et les rassurer.

8/ Quelles sont les qualités pour être un bon Responsable de Programme ?

Un « bon » Responsable de Programme doit pouvoir s’adapter facilement et être un minimum expérimenté. Il faut aussi être capable de gérer son équipe et d’assurer une cohésion, ainsi qu’une ambiance de travail agréable et productive. Savoir déléguer les choses est très important, surtout lorsqu’on débute un programme. L’équipe peut se sentir frustrée au début car il faut du temps pour mettre en place les activités. Il faut être patient, car la motivation vient avec le temps et les activités.

9/Comment pérenniser les activités, au-delà de la durée du projet ?

Dans l’identification des bénéficiaires et des ouvrages à réaliser, il est important de rester réaliste. C’est un gage pour pérenniser le projet car on sera au plus près des besoins. Il faut réaliser des ouvrages simples et facilement réparables, et dont l’entretien ne doit pas nécessiter des coûts astronomiques. La sensibilisation des populations, la formation des acteurs qui seront en charge de la gestion communautaire des ouvrages sont des éléments importants pour la pérennité des activités.

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